In genere, quando una persona si rivolge a un medico privato per risolvere un problema di salute o per un controllo, il suo percorso di cura (patient journey) inizia con la prenotazione dell’appuntamento e si conclude con il pagamento della prestazione.
Sebbene questi due passaggi, a prima vista, possano sembrare solo fasi gestionali, necessarie, ma collaterali alla visita vera e propria, in realtà sono passaggi molto delicati che possono influenzare la soddisfazione del paziente e, persino, influire sulla sua decisione di proseguire o accedere alle cure.
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Studi medici: il problema della gestione del pagamento
La gestione del pagamento, in particolare, è un aspetto che sta diventando sempre più critico per il successo degli studi medici.
Le ragioni sono diverse. La prima è “strutturale”: la crisi della sanità pubblica sta spingendo sempre più persone a rivolgersi ai privati. Una parte di questo nuovo pubblico però, spesso fatica a sostenere i costi delle visite specialistiche.
C’è chi rinuncia a priori alle cure (il 42% delle persone a basso reddito, stando a un rapporto Aiop – Associazione Italiana ospedalità privata – del 2023) e chi invece si fa visitare, ma poi non paga, o paga molto in ritardo. Una prassi che, a quanto sembra, è piuttosto diffusa.
Pagamenti ritardati: l’impatto sul fatturato
Un sondaggio online realizzato a gennaio 2025 da AlfaDocs.com (piattaforma per la gestione digitale degli studi medici fondata e diretta da chi scrive, ndr) ha evidenziato che l’88,7% dei professionisti della sanità ha problemi con i pagamenti dei pazienti almeno una volta al mese.
Alcuni medici (il 12,1%) hanno a che fare tutti i mesi con una media di 6 o più pazienti che “dimenticano” di pagare le parcelle, o le pagano molto dopo la scadenza.
Naturalmente, questi pagamenti fuori tempo massimo (quando va bene) hanno un impatto significativo sul fatturato degli studi (in media tra il 5% e il 15% del totale mensile, con un 7% di professionisti che lamenta un danno anche peggiore, superiore al 15%).
Studi medici: le strategie per la gestione del pagamento
Per cercare di ovviare, almeno in parte, a questo problema, gli studi privati stanno mettendo in campo molte strategie.
C’è chi sceglie di premiare la correttezza, offrendo riduzioni e incentivi a chi paga nei tempi giusti (50,8%) e chi fa il possibile per venire incontro ai propri pazienti, proponendo piani di rateizzazione delle parcelle (63,7%), per consentirgli di distribuire i versamenti nel tempo.
È interessante notare che alcuni studi medici (14,1%) utilizzano per questo anche le nuove piattaforme di BNPL (Buy Now, Pay Later), per consentire ai pazienti di rateizzare i pagamenti, lasciando però ad altri l’onere di gestire la riscossione delle rate.
C’è anche chi adotta misure più draconiane.
Il 56,5% dei professionisti richiede acconti anticipati per le prestazioni, mentre l’11,3% invia solleciti ai clienti ritardatari.
La gestione della contabilità negli studi medici
Tutti i sistemi citati, però, per poter funzionare, richiedono la gestione accurata della contabilità dello studio. E questa è un’altra criticità che interessa il versante dei pagamenti.
La maggioranza dei sistemi di gestione interni degli studi medici, infatti, non consente una gestione semplice e fluida dei preventivi, delle offerte rateali, della contabilizzazione delle riscossioni periodiche o dei solleciti. Per non parlare delle complesse interazioni con le compagnie assicurative e le variazioni delle tempistiche delle pratiche di rimborso.
Tutte difficoltà a cui – come se già non bastasse – fanno da corollario un carico burocratico ipertrofico e un panorama normativo in continua evoluzione. Due fattori che obbligano i professionisti a un costante aggiornamento degli adempimenti.
Un approccio globale e integrato per tutti gli aspetti degli studi medici
Per risolvere in buona parte queste problematiche – ritardi, mancati pagamenti, sistemi disconnessi e un carico burocratico schiacciante – serve un cambio di “visione”.
Non basta affrontare il problema come un mero compito amministrativo. È fondamentale adottare un approccio globale che metta in sinergia tutti gli aspetti dello studio e “faccia parlare” tra loro tutti i sistemi utilizzati per la sua gestione.
In altre parole, è necessario ripensare e integrare l’intero flusso gestionale.
Un esempio pratico: l’integrazione dei dati, in genere dispersi su piattaforme separate (software medicali, sistemi gestionali, CRM, ecc.), permetterebbe di ridurre gli errori manuali e di eliminare attività ripetitive.
Automatizzare il processo di registrazione delle prestazioni e aggiornare in tempo reale i costi associati, ad esempio, permetterebbe di rendicontare meglio le varie fasi del “viaggio del paziente” (patient Journey) all’interno dello studio, aggiornare la sua cartella clinica in tempo reale e, last but not least, inviargli le parcelle con precisione, trasparenza e tempestività,
Inoltre, la connessione diretta tra dati clinici e amministrativi eliminerebbe la duplicazione di molti documenti, ridurrebbe la confusione, migliorando la rendicontazione, e metterebbe a disposizione dei medici e del personale amministrativo, set di dati “puliti” (senza errori) per analisi gestionali e indagini statistiche.
Semplificando la documentazione, inoltre, si eviterebbero compiti ripetitivi (ad esempio, controllare le duplicazioni, correggere errori, ecc.) che attualmente consumano inutilmente il tempo del personale dello studio. Quindi si ridurrebbero facilmente i costi, mantenendo, per di più, un controllo più preciso e “predittivo” del flusso di cassa.
Sistemi di pagamento digitali integrati con la parte di attività clinica e con la parte di contabilità, potrebbero anche, ad esempio, inviare reminder e notifiche automatiche, facilitando una migliore comprensione delle spese da parte dei pazienti e contribuendo così a ridurre i ritardi o gli insoluti.
Non solo pagamenti: i vantaggi nella gestione del patient journey
Non è solo il pagamento a poter essere semplificato, però.
Integrando i sistemi, l’intero patient journey potrebbe essere reso più intuitivo e connesso in tutto il suo sviluppo.
Soluzioni digitali intuitive per la gestione delle prenotazioni, ad esempio, permetterebbero una maggiore efficienza nella calendarizzazione degli appuntamenti e, volendo, anche l’invio di piani di trattamento chiari, prima ancora dell’ingresso in studio dei pazienti, per esami, visite di controllo e via dicendo.
Ciò contribuirebbe a liberare tempo ai medici, riducendo ad esempio i no-show, i periodi vuoti tra una visita e l’altra, il tempo necessario a fissare le visite di controllo e, in generale, tutte quelle attività che “bruciano” energia mentale e ore preziose, sottraendole alla ben più utile pratica clinica.
Il pagamento negli studi medici: non solo contante e carte di credito
Nella fase finale del pagamento, infine, l’adozione di strumenti di pagamento diversi (carte di credito, BPNL, App dedicate, ecc.), anch’essi integrati con i gestionali degli studi e con il sistema di gestione degli appuntamenti, delle seconde visite e dei reminder, ridurrebbe drasticamente gli attriti, rendendo migliore “l’esperienza di pagamento” del paziente e, ancora una volta, alleggerendo il carico di lavoro dei medici e del personale dello studio.
La possibilità di utilizzare strumenti di pagamento differenti dal contante e dalla carta di debito o credito, tra l’altro, è un’esigenza sentita in maniera crescente dai pazienti. Rispondendo al suddetto sondaggio, i medici iscritti alla community AlfaDocs hanno dichiarato che, nel 40% dei casi, i loro pazienti richiedono, al momento di pagare le visite, di poterlo fare con strumenti digitali come app, sistemi di ePayment attraverso lo smartphone, piattaforme web o altri strumenti di pagamento innovativi. Molto richiesta (30%) è anche la possibilità di dilazionare la spesa tramite piattaforme di BPNL o di credito al consumo.
Piattaforme integrate e tecnologie interoperabili: vantaggi per medici e pazienti
Per quanto visto, l’adozione di una piattaforma integrata o di tecnologie interoperabili porterebbe vantaggi sia agli studi medici sia agli utenti.
Gli studi medici potrebbero ridurre la complessità, la necessità di intervento umano e gli insoluti, abbattendo i costi operativi e le perdite e guadagnando un flusso di cassa più costante e prevedibile.
I pazienti, dal canto loro, sperimenterebbero una esperienza utente migliore, più semplice e senza frizioni, e potrebbero mantenere anche un controllo maggiore delle voci di spesa, oltre che poter gestire più facilmente la loro documentazione medica.
Qualcosa del processo ipotetico finora analizzato, in realtà, si sta già muovendo.
Per rispondere alle richieste dei propri clienti, infatti, alcuni studi medici e piccole cliniche stanno investendo in soluzioni digitali integrate in grado di collegare i loro sistemi sanitari, amministrativi e finanziari in un unico ecosistema operativo.
Inoltre, la crescente adozione di API aperte nelle piattaforme gestionali consente spesso l’interoperabilità tra software diversi, contribuendo a favorire una collaborazione più agevole con fornitori di servizi di pagamento, compagnie assicurative ed enti regolatori, oltre a migliorare la velocità e la sicurezza nei flussi di dati.
Ci sono anche alcune novità in arrivo dalla Pubblica Amministrazione. Dal 2026, le prestazioni sanitarie dovrebbero essere inviate direttamente al SdI (Sistema di Interscambio) anziché fare il “giro lungo” attraverso il STS (Sistema Tessera Sanitaria). Un cambiamento che semplificherà e renderà più rapida la gestione dei flussi di pagamento e la sincronizzazione delle prestazioni con le compagnie assicurative, oltre che con il FSE.
Anche l’entrata a regime del Fascicolo Sanitario Elettronico, tra l’altro, concorrerà a ridurre gli errori e a favorire la continuità assistenziale.
Purtroppo, invece, permane l’assenza di un quadro regolatorio europeo unificato e definitivo, ossia di uno standard condiviso tra i vari Paesi UE.
Un “buco normativo” che, al momento, costituisce un freno per l’innovazione nel settore, poiché ostacola l’interoperabilità e limita la creazione di soluzioni transnazionali.
Insomma, qualcosa si sta muovendo, ma per arrivare a un sistema sanitario davvero innovativo, è imprescindibile un maggior coordinamento tra istituzioni governative, fornitori di servizi sanitari e pazienti.
La tecnologia e le piattaforme gestionali evolute rappresentano un buon punto di partenza per avviare la discussione e realizzare questo cambiamento, ma senza un quadro normativo più chiaro e condiviso in tutta la UE, e una spinta decisa verso soluzioni aperte e interoperabili, sarà più difficile, o almeno più lento, andare avanti. Circa la necessità di farlo, non sussistono dubbi, ma in ogni caso è bene tenere conto che questo processo di innovazione ed evoluzione non è fine a sé stesso, ma teso a un traguardo più alto: creare un sistema sanitario sostenibile e con al centro le persone, più efficace, più umano e più equo.
