Nei corsi di organizzazione si insegna che la vera innovazione è quella organizzativa, seguita da quella tecnologica. Quando i due aspetti riescono a viaggiare insieme, gli effetti sull’efficacia del processo sono incrementati.
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L’esempio dell’Azienda Ospedaliero Universitaria Careggi (AOU Careggi)
Coniugare i due suddetti aspetti è ciò che si è provato a fare presso l’Azienda Ospedaliero-Universitaria di Careggi, approfittando della ristrutturazione del Laboratorio Generale di analisi, avviata nel 2018 e che quest’anno sta vivendo una fase di “revamping”.
Non che nel 2018 le cose non funzionassero, anzi: circa 5 milioni di esami/anno con buoni tempi di risposta (TAT) rappresentavano un bel risultato. Ma, ovviamente, si poteva fare meglio, rispetto al processo standard di trattamento ed analisi dei campioni ematici, e soprattutto rispetto alla completa tracciabilità informatica del percorso dei campioni biologici, dall’arrivo in laboratorio delle provette al referto firmato digitalmente.
AOU Careggi: vision e fasi principali del processo d’innovazione
Consideriamo quindi le innovazioni che sono state apportate alle procedure preanalitica ed analitica, con particolare riferimento agli esami per i pazienti esterni all’azienda, che rappresentano circa il 40% del totale: AOU Careggi, con oltre 1100 posti letto, è principalmente vocata al servizio nei confronti dei ricoverati, ma mantiene una forte “attrattiva” rispetto ai cittadini dell’area fiorentina.
Come anticipato, crediamo sia importante considerare il procedimento nel suo complesso, in modo che, dalla sua ottimizzazione, scaturisca un reale vantaggio per il paziente e per la sicurezza del processo.
Come disse un nostro collega parecchi anni fa, “ma cosa me ne importa del treno ad alta velocità, se poi devo fare venti minuti di coda in stazione per comprare il biglietto?”.
Di seguito, le fasi principali del processo nella sua globalità, dalla presentazione del paziente allo sportello amministrativo fino all’emissione del referto.
- Presentazione del paziente all’accettazione: se prenotato on-line, va direttamente allo sportello all’ora stabilita, altrimenti attende la chiamata
- Accettazione con inserimento manuale dell’impegnativa (ricetta elettronica)
- Consegna al paziente del documento per il pagamento del ticket (si sta pensando di introdurre i POS allo sportello per il saldo immediato)
- (effettuato il pagamento) – consegna delle etichette al paziente
- Riaccodamento del paziente alla sala prelievi
- Applicazione delle etichette sulle provette con tappo di colore corrispondente ed effettuazione del prelievo (una o più provette)
- Trasporto manuale delle provette al laboratorio, in genere ogni 30-60 minuti
- Controllo della destinazione dei campioni: se di competenza del Laboratorio Generale, inserimento nello strumento di preanalitica ed avvio dei test
- Esecuzione dell’esame e validazione tecnica
- Validazione clinica ed emissione/firma del referto.
L’installazione della Total Lab Automation (TLA)
La sostituzione ed il potenziamento della catena analitica, a seguito dell’assegnazione della gara regionale toscana di laboratorio a Roche Diagnostics Spa, ha portato ad una serie di innovazioni, consolidate con l’ulteriore upgrade in via di implementazione nel 2024.
In particolare, la superficie utile del laboratorio è stata aumentata tramite la riunificazione di tre locali adiacenti, per superare la struttura ad “isole” del processo, fino ad arrivare ad un totale di 337 mq. e creare i presupposti ergonomici per l’installazione della Total Lab Automation.
La Total Lab Automation (TLA) consiste in un sistema di automazione in grado di trasportare i campioni biologici dei pazienti dall’arrivo in laboratorio alle molteplici piattaforme analitiche, integrate e connesse, per eseguire i diversi tipi di determinazioni.
La TLA comincia con tre unità preanalitiche, due delle quali collegate direttamente agli impianti di posta pneumatica “monotubo”. Seguono le piattaforme analitiche, organizzate in modo funzionale, sinergico e con le ridondanze necessarie a mantenere la continuità operativa necessaria anche in condizioni di emergenza.
Una volta analizzati, i campioni biologici vengono automaticamente trasportati in un sistema di deposito refrigerato da dove possono essere o richiamati per l’aggiunta di esami senza necessità di ulteriore invio di provetta (add on, reflex test) o eliminati in totale sicurezza per gli operatori.
Prelievo Amico AOU Careggi e ZeroCoda Regione Toscana: un punto di forza durante la pandemia
Un piccolo inciso: la prenotazione online dei prelievi (tramite il servizio “Prelievo Amico” attivato da AOU Careggi nel 2015 ed il successivo servizio ”ZeroCoda” di Regione Toscana) ha costituito un punto di forza durante la pandemia ed i conseguenti provvedimenti restrittivi del 2020-2021.
L’affollamento dei pazienti nelle prime ore della mattina, con l’impossibilità di accogliere tutti nella sala di attesa per le norme sul distanziamento, portò alla necessità di allestire una tettoia di emergenza all’aperto, con immaginabili disagi.
L’attenta gestione degli “slot” di prenotazione contribuì a spostare gli accessi verso le ore centrali e finali della mattina, con una migliore distribuzione del carico di lavoro e la riduzione delle code al primo mattino.
I vantaggi della stampa diretta delle provette
Tornando al processo di gestione dei campioni ematici, va osservato che la fase di stampa delle etichette da applicare sulle provette di prelievo ha da sempre creato qualche problema: le etichette stampate allo sportello erano talvolta di bassa qualità e difficilmente leggibili; venivano applicate dagli infermieri in posizioni errate; tendevano a staccarsi causando inceppamenti al momento dell’ingresso nella preanalitica o negli strumenti di analisi.
La stampa diretta delle provette, senza necessità di produzione preventiva delle etichette e della loro consegna al paziente, ha portato due principali vantaggi:
- azzeramento degli errori nella scelta del contenitore. I colori dei tappi delle provette non sono, infatti, una mera scelta cromatica ma corrispondono a precisi esami a cui le provette sono dedicate. Un errore nella scelta del contenitore, anche se di identiche dimensioni, può portare a notevoli discrepanze nel valore dell’analita da rilevare. Il sistema di lettura e stampa, invece, rileva il colore del tappo ed applica l’etichetta corrispondente
- stampa ed applicazione delle etichette con qualità e posizionamento costante, e quindi fortissima riduzione degli errori di lettura a livello di catena analitica.
I vantaggi della posta monotubo
L’adozione della posta pneumatica “monotubo” (nel senso di mono “tube”, ovvero a provetta singola) ha rappresentato un deciso passo avanti rispetto al trasporto manuale, ma anche se confrontata con la posta pneumatica “a bossolo” di tipo classico.
Tra i principali vantaggi:
- tracciabilità del campione: all’ingresso nel condotto di trasmissione la provetta viene letta dal sistema che rileva anche l’istante di uscita
- rapidità di trasferimento: la velocità teorica all’interno del sistema può arrivare fino a 10 m/s, anche se, in pratica, tale prestazione viene ridotta per evitare processi di emolisi ed alterazione dei campioni
- impossibilità di smarrimenti: la tracciabilità completa della provetta impedisce di perderne il controllo durante il trasporto
- nessuna necessità di trattamento manuale del campione: la posta pneumatica consente lo “scarico” dei campioni direttamente nell’unità preanalitica della catena, senza alcuna necessità di presidio costante e di intervento umano, come nel caso della posta pneumatica a bossolo.
Un sistema a filiera corta
I suddetti dispositivi permettono di ottenere il pieno controllo del Total Testing Process (TTP), cioè la sequenza di tutte le fasi del percorso del campione, dalla prescrizione del test al suo risultato, consentendo di rintracciare la causa principale degli eventi avversi, se si verificano.
Un laboratorio “lean”, insomma?
Diremmo di sì, anche se questo termine ci sembra veramente abusato: ci piace di più definirlo “a filiera corta”, che è anche quello che in fondo si attendono tutti i nostri pazienti.
