La Virtual Clinic Oculistica rappresenta un innovativo modello di medicina di prossimità, oculistica digitale e dematerializzata, che comporta consistenti innovazioni nella gestione dei pazienti e nell’ottimizzazione del percorso di cura.
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La prima Virtual Clinic Oculistica in Italia
L’Azienda Unità Sanitaria Locale (USL) di Bologna ha realizzato la prima Virtual Clinic Oculistica in Italia, adattando un modello organizzativo anglosassone alla realtà nazionale e locale.
Il progetto rispetta la normativa vigente in tema di Telemedicina e si colloca nell’ambito del Decreto Ministeriale n. 77 per l’assistenza territoriale nel Servizio sanitario nazionale.
A quali esigenze risponde il progetto della Virtual Clinic Oculistica
Il territorio dell’Azienda USL di Bologna comprende 45 comuni, per una popolazione di oltre 880.000 abitanti, ed è articolato in 6 Distretti Sociosanitari.
Ogni anno, l’Azienda USL eroga circa 156.000 prestazioni ambulatoriali oculistiche, di cui 23.000 esami diagnostici, rivolti a circa 120.000 pazienti oculistici, grazie al lavoro di 30 Medici Oculisti (20 ospedalieri e 10 Specialisti ambulatoriali) e 11 Ortottisti assistenti in oftalmologia.
Prima della realizzazione del progetto, tutte le prestazioni ambulatoriali oculistiche di secondo livello erano eseguite presso il centro Hub dell’Ospedale Maggiore di Bologna. La gestione centralizzata in Hub è efficace ed efficiente e comporta un’ottimizzazione di risorse umane e strumentali, ma presenta anche alcune criticità quali un numero elevato di accessi nel centro Hub ed importanti divari territoriali nell’accesso alle cure per i pazienti residenti in aree remote.
Il progetto nasce, quindi, dalla duplice esigenza di potenziare le prestazioni oculistiche sul territorio, per rispondere in modo efficiente ai bisogni di cura dei pazienti e ridurre i divari territoriali, e di ottimizzare le risorse umane dell’Azienda USL.
Esami e test diagnostici valutati e refertati con strumenti di Telemedicina
Il progetto ha previsto la realizzazione di Virtual Clinics Oculistiche, che sono centri diagnostici periferici (Spoke), dislocati strategicamente sul territorio della città metropolitana di Bologna ed inseriti in una rete di telemedicina Hub and Spoke.
Nelle Virtual Clinics i pazienti oculistici in follow-up possono essere sottoposti ad esami e test diagnostici, eseguiti da professionisti sanitari presenti in loco (ortottisti assistenti in oftalmologia) e valutati e refertati da medici oculistici presenti nel Centro Hub attraverso strumenti di Telemedicina.
Il software utilizzato consente la Tele-refertazione delle immagini diagnostiche, grazie all’integrazione con la Cartella Clinica Ambulatoriale. Il referto, una volta elaborato, viene inviato direttamente all’interno del Fascicolo Sanitario Elettronico del paziente.
Per la realizzazione del progetto, è stato necessario intervenire sull’architettura tecnologica, in termini di nuove tecnologie medicali introdotte e di adeguamento agli standard di comunicazione dei flussi informativi (es. messaggistica HL7 per l’interoperabilità tra i diversi sistemi informativi).
Virtual Clinic Oculistica: strumentazione ambulatori, sicurezza immagini e caratteristiche del progetto
La strumentazione necessaria al funzionamento degli ambulatori dedicati alla Virtual Clinic Oculistica si compone di strumenti oculistici di altissima fascia:
- optical coherence tomography angiopraphy;
- Perimetro Computerizzato e Retinografo Ultra wide field;
- software dispositivo medico dedicato all’integrazione degli strumenti e alla refertazione.
Al fine di garantire la massima sicurezza nella consultazione e post-elaborazione delle immagini di un paziente, l’integrazione tra software e Cartella Clinica Ambulatoriale è implementata attraverso chiamata in contesto tramite i seguenti parametri:
- Utente;
- ID Paziente;
- Accession Number.
Sono rispettati i seguenti profili IHE:
- IHE consistent time;
- IHE eye-care base.
Il riferimento costante nel progetto a standard de iure e de facto garantisce le seguenti caratteristiche:
- modularità di approccio, quindi migliore garanzia di manutenibilità della infrastruttura nel tempo e, quindi, tempi più lunghi per ammortizzare i costi del progetto;
- ampia platea di prodotti fra cui scegliere le singole componenti che compongono il sistema, quindi con più ampie garanzie di contenimento dei costi complessivi della realizzazione;
- modellazione dei flussi informativi che vengono supportati da consolidati standard di comunicazione (messaggistica HL7 per l’interoperabilità fra i diversi sottosistemi informativi).
Integrazione tra processo di Telemedicina e infrastruttura tecnico-organizzativa: i vantaggi
La Virtual Clinic Oculistica si armonizza perfettamente con il disegno più generale del processo di Telemedicina che, a sua volta, è pienamente integrato con l’infrastruttura tecnico-organizzativa in uso presso l’Azienda USL di Bologna per la gestione della specialistica ambulatoriale.
È, quindi, possibile elencare i seguenti vantaggi derivanti da tale livello di integrazione:
- piena adeguatezza del processo di Virtual Clinic ai vincoli normativi che soggiacciono all’erogazione di prestazioni di tipo ambulatoriale (prenotabilità a CUP, pagamento della quota di compartecipazione delle spesa sanitaria – qualora dovuta, nel caso di pazienti non esenti -, invio dei referti al FSE);
- completa dematerializzazione della documentazione sanitaria (prenotazione effettuata in maniera informatizzata direttamente da parte del sanitario, redazione del referto direttamente sotto forma di documento informatizzato, consegna al paziente direttamente in FSE);
- piena rispondenza alla normativa in materia di Telemedicina e DM77.
Realizzazione, design e sinergie di progetto
Per la realizzazione del progetto, inoltre, è stato introdotto un nuovo modello organizzativo di medicina di prossimità oculistica digitale e dematerializzata, attraverso una consistente revisione dei processi e dei ruoli dei professionisti sanitari coinvolti nel percorso di cura.
Per il design del progetto sono stati valutati:
- assessment dei servizi e delle tecnologie a disposizione;
- assessment della maturità in ambito GDPR e Security;
- requisiti di Data protection e Security;
- analisi della domanda e dell’offerta per la patologia oculare cronica;
- definizione dei percorsi Patient Journey;
- modellazione dei processi per l’erogazione dei servizi.
Il progetto è stato contraddistinto da una elevata sinergia fra professionalità diverse afferenti all’Azienda USL di Bologna.
Hanno infatti attivamente contributo alla realizzazione:
- Direzione Generale;
- Direzione Sanitaria;
- UO di Oculistica;
- Ingegneria Clinica;
- Tecnologie Informatiche e di Comunicazione Aziendale;
- Board di Telemedicina.
L’azienda si è anche avvalsa di consulenze esterne per il co-design del progetto al fine di sistematizzare l’analisi di processo e i requisiti di privacy e cybersecurity.
Misurazione dell’impatto e sostenibilità
A partire da maggio 2023, sono state attivate 3 Virtual Clinics Oculistiche, con 4.000 accessi complessivi. È stato utilizzato un approccio metodologico per la misurazione dell’impatto del progetto con l’obiettivo di identificare l’impatto previsto, dal punto di vista dell’efficacia e dell’efficienza dei servizi offerti ai pazienti, in seguito alla trasformazione di un servizio centralizzato in una Virtual Clinic realizzata con un modello Hub and Spoke.
Dalla rilevazione delle singole esperienze del paziente e dell’operatore si può risalire alla valutazione di 9 dimensioni di servizio, che permettono di valutare l’impatto complessivo delle Virtual Clinics Oculistiche. Per ciascuna di queste dimensioni, sono identificati gli indicatori chiave e i risultati attesi.
Per la misurazione dell’impatto, è stata considerato un campione di 100 pazienti affetti da patologie retiniche che hanno eseguito un accesso in Virtual Clinic nel periodo da ottobre a dicembre 2023. Sono stati misurati gli indicatori di:
- accessibilità;
- continuità;
- efficacia;
- efficienza;
- appropriatezza;
- tempestività.
In particolare, si è verificato un miglioramento dell’accessibilità, ovvero la facilità con cui i pazienti accedono ai servizi sanitari, con una diminuzione media del tempo necessario agli spostamenti da/verso il centro Spoke di 60 minuti e con una riduzione di 120 minuti del tempo che intercorre tra l’accettazione del paziente in struttura e la ricezione del referto.
Grazie alle Virtual Clinics Oculistiche, è stato possibile, inoltre, ridurre del 65% gli accessi non necessari presso il Centro Hub. L’efficacia dei servizi offerti ai pazienti in Virtual Clinic è sovrapponibile ai servizi in Hub. La misurazione degli indicatori di impatto sarà ripetuta annualmente e comprenderà anche la valutazione della qualità della vita e della soddisfazione dei professionisti.
Il progetto è sostenibile, comporta un’ottimizzazione di risorse umane ed economiche e risponde alla necessità di ridurre i costi relativi alla mobilità del personale medico grazie alla necessità negli Spoke della sola presenza dei professionisti sanitari, al fine di condurre i follow-up previsti.
Virtual Clinic Oculistica: futuro e prospettive
Per il futuro, si prevede di estendere l’utilizzo delle Virtual Clinics ad altri ambiti di applicazione, quali la Cardiologia o la Pneumologia, assicurando prestazioni di II livello in prossimità del domicilio del cittadino.
Non si esclude, inoltre, la costruzione di una rete composta da Centri Hub & Spoke afferenti ad Aziende diverse per raggiungere una maggiore capillarità dei servizi (ad esempio, eseguire esami diagnostici in strutture Spoke presenti sul territorio di un’Azienda e ricevere il referto di un Centro di II livello di un’altra Azienda). Per farlo, è necessario superare e abbattere le barriere legate al trasferimento dei dati tra le Aziende.
La Virtual Clinic Oculistica rappresenta un innovativo modello di medicina di prossimità oculistica digitale e dematerializzata che comporta consistenti innovazioni nella gestione dei pazienti e nell’ottimizzazione del percorso di cura.
L’efficacia e l’efficienza di questo nuovo modello di presa in cura è dimostrata nel mondo anglosassone da diversi studi presenti in letteratura.
L’Azienda USL di Bologna ha realizzato la prima Virtual Clinic Oculistica in Italia: i dati della valutazione di impatto calcolati su un campione di 100 pazienti mostrano che il modello è efficace ed efficiente anche nella nostra realtà.
Il progetto è sostenibile e potenzialmente riproducibile anche in altri contesti.
Grazie alla Virtual Clinic Oculistica, il territorio diventa il luogo per la diagnosi e cura delle patologie oculari.
